如何在分类汇总之进行排序
在Excel中，如果对表中数据进行分类汇总之后再想把结果进行排序，你会发现排序的时候在分类汇总时隐藏的那些行都出来了，根本无法对汇总结果进行排序。即使你使用“选择性粘贴”也会被那些隐藏的行复制过来。那该怎么办？如下有五种办法：
示例数据集中的帐户号码在列 A 中，金额在列 B 中。数据区域是 A2:B100，数据目前未排序。
方法 1：使用创造性的 IF 语句和“选择性粘贴”
步骤如下：
- 按帐户（列 A）对数据进行排序。
- 在列 C 中创建一个公式，以持续对每个帐户进行动态汇总。例如，在单元格 C2 中创建公式：
=IF(A2=A1,C1+B2,B2) - 在列 D 中创建一个公式，以标识特定帐户的最后一个条目，例如，在单元格 D2 中创建公式：
=IF(A2=A3,FALSE,TRUE) - 将 C2:D2 中的公式向下复制到所有行中。
- 复制 C2:D100。在此区域仍处于选中状态时，单击“编辑”菜单上的“选择性粘贴”，单击“数值”，然后单击“确定”，将 C2:D100 中的公式改为数值。
- 按列 D 排序，降序排列。
- 对于在列 D 中值为 TRUE 的行，列 A 中是帐户号码的唯一列表，列 C 中是帐户的最终动态汇总。
优点 速度快。只需对写 IF 语句感觉敏锐。
缺点 还有更好的方法。
方法 2：使用“高级筛选”获得唯一帐户列表
这是一种获得唯一帐户号码列表的方法：
- 突出显示区域 A1:A100。
- 在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“高级筛选”。
- 单击“将筛选结果复制到其他位置”。
- 选中“选择不重复的记录”复选框。
- 选择要在其中显示唯一列表的工作表空白部分。将此位置键入“复制到”框中。 注释 单击“将筛选结果复制到其他位置”之前，“复制到”框显示为灰色。
- 单击“确定”。唯一帐户号码将显示在输入的位置。
- 输入获得结果所需的所有进一步操作、数组公式等。
优点 比方法 1 快。无需排序。
缺点 此后所需输入的数组公式将使您头晕。
方法 3：使用“合并计算”命令
此方法使用“合并计算”命令，这有几项要求：帐户号码必须在要汇总的数值字段的左侧。每列上方必须有标题。需要对其中包括左列中的帐户号码和顶部标题的单元格矩形块指定区域名称。在本例中，该区域为 A1:B100。
- 突出显示区域 A1:B100。
- 通过在名称框（在编辑栏左侧）中单击并键入 TotalMe 之类的名称，对此区域指定区域名称。（也可以在“插入”菜单上单击“名称”。）
- 将单元格指针置于工作表的空白部分。
- 在“数据”菜单上，单击“合并计算”。
- 在“引用位置”框中，键入区域名称 (TotalMe)。
- 在“标签位置”部分，选中“首行”和“最左列”。
- 单击“确定”。
优点 无需排序。可用一系列键盘快捷键将其实现：Alt+D+N（区域名称）、Alt+T、Alt+L、Enter。易于缩放。如果区域包括 12 个月份列，则结果将是每月的汇总。
缺点 如果在同一工作表上再次使用“合并计算”功能，则需要通过使用 Delete 键从“所有引用位置”框中清除旧区域名称。帐户号码必须位于数值数据的左侧。这要比数据透视表稍慢，对于具有超过 10,000 个记录的数据集，这会变得很明显。
方法 4：使用“分类汇总”命令
这是一种很棒的功能。但因为得出的数据处理起来很陌生，所以与“合并计算”相比，您可能不常使用此功能。
- 按列 A 排序，升序排列。
- 选择数据区域内的任一单元格。
- 在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。
- 默认情况下，Excel 支持对最后一列数据的分类汇总。这在此例中有效，但您往往必须在“选定汇总项”列表中滚动才能选择正确的字段。
- 单击“确定”。Excel 将在每次更改帐户号码时插入一个新行，并进行分类汇总。
添加汇总后，您将看到小按钮“1”、“2”和“3”显示在名称框下，单击“2”只查看每个帐户其中有汇总的一行。单击“3”查看所有行。
优点 很棒的功能。极适于打印有汇总和每节后都有分页符的报告。
缺点 必须先对数据进行排序。对于大量数据，这可能会很慢。必须使用“定位”命令（“编辑”菜单），然后单击“定位条件”才能只选择可见的单元格，将汇总移动到其他位置。必须使用“分类汇总”命令（“数据”菜单），然后单击“全部删除”才能恢复原始数据。
方法 5：使用“数据透视表”
“数据透视表”是所有解决方案中最全面的。不必对数据进行排序。数值列可位于帐户号码的左侧或右侧。可轻易使帐户号码向下或跨页排列。
- 选择数据区域内的任一单元格。
- 在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”。
- 单击“下一步”接受步骤 1 中的默认设置。
- 确保步骤 2 中的数据区域是正确的（通常是正确的），然后单击“下一步”。
- 单击步骤 3 中的“布局”按钮。（Excel 97 用户会自动转到“布局”作为步骤 3。）
- 在“布局”对话框中，将“帐户”按钮从右侧拖放到“行”区域。
- 将“金额”按钮从右侧拖放到“数据”区域。
- 单击“确定”。（Excel 97 用户单击“下一步”。）
- 指定是要将结果放在新工作表中还是放在现有工作表的特定部分内，然后单击“完成”。
优点 快速、灵活、强大。即使对于大量数据也很快。
缺点 有些令人望而却步。
以上几种办法都能解决分类汇总无法排序的问题，不过有些方法简单一些，有些复杂一些。
如何保持电子邮件地址？使用Excel！
你在使用Foxmail或者OE收发电子邮件吗？如果你有大量的联系人需要处理，但是你发现频繁的更改联系人记录绝对是一件令人痛苦的事情，那么就使用Excel来处理吧。
当你需要建立大量联系人时(比如新建一个大型的用户联系名单)，如果采用这种方法来建立地址簿将是一件非常痛苦的事情。笔者 经过一段时间的探索，终于找到了利用Excel 来快速完成电子邮件地址簿建立工作的技巧。下面就将这一操作技巧介绍给大家，希望对你有所帮助。
一、快速建立Foxmail地址簿
1、启动Foxmail程序(笔者所用的是Foxmail 4.0版本)，单击工具栏上“地址簿”按钮，打开“地址簿”窗口。
2、 选择“工具”菜单中“导出”项目下的“文本文件”命令，打开导出地址簿向导，在“导出文件保存为：”输入框中下方单击“浏览”按钮，弹出“另存为”对话 框，选择好导出地址簿文件的保存文件夹，在文件保存类型中选择“CSV File(*.CSV)”类型，然后输入文件名“Foxmail地址簿. csv”，单击“保存”按钮返回。然后单击“下一步”按钮。
3、在“请选择输出字段”列表框中，选择我们在建立用户名单时需要填写数据的字段，然后单击“确定”按钮即可将地址簿导出到“Foxmail地址簿.csv”文件中。
4、 启动Excel程序，单击“打开”按钮，从电脑中找到刚才所导出的“Foxmail地址簿.csv”文件并将其打开，此时可以看到在Foxmail中用户 以前建立的所有联系人的地址信息。我们先将除标题行之外的全部数据行删除，然后就可以在Excel中非常方便地将所有用户联系名单数据快速录入。
5、所有数据录入完成后，单击“文件”菜单下“保存”按钮，将文件进行保存，当系统弹出如图1所示消息框，单击“是”按钮即可。
6、打开Foxmail程序，在地址簿窗口中选择“工具”菜单中“导入”项目下的“CSV文件”命令，打开导入地址簿向导，单击“浏览”按钮，通过“打开”对话框将“Foxmail地址簿.csv”文件打开。单击“下一步”按钮。
7、先单击“全选”按钮，将所有字段选中，然后单击“映射”按钮，最后单击“完成”按钮，此时你在Excel中建立的大型用户联系名单就迅速导入到Foxmail中。
二、快速建立Outlook Express通讯簿
1、启动Outlook Express程序，选择“文件”菜单中“导出”项目下的“通讯簿”命令。
2、在“通讯簿导出工具”窗口中选择“文本文件类型”，然后单击“导出”按钮。
3、在“CSV导出”向导中单击“浏览”按钮，弹出“另存为”对话框，选择好导出OE地址簿文件的保存文件夹，在文件保存类型中选择“逗号分隔(*.CSV)”类型，然后输入文件名“OE地址簿.csv”，单击“保存”按钮返回。然后单击“下一步”按钮。
4、在“选择要导出的域”列表框中，选择我们在建立用户名单时所需要填写数据的字段，然后单击“确定”按钮即可将地址簿导出。
5、使用Excel处理“OE地址簿.csv”文件的操作过程与处理“Foxmail地址簿.csv”文件的操作过程一致，在此就不做详细介绍了。
6、打开Outlook Express，选择“文件”菜单中“导入”项目下“其它通讯簿”命令。
7、在“通讯簿导出工具”窗口中的导入文件列表中选择“文本文件(以逗号分隔)”文件类型，然后单击“导入”按钮。
8、在“CSV导入”向导中单击“浏览”按钮，在弹出“打开”对话框中找到“OE地址簿.csv”文件并打开。然后单击“下一步”按钮。
9、最后单击“完成”按钮即可将在Excel中建立的大型用户联系名单迅速导入到Outlook Express中。
这样，你就能够使用Excel强大的数据管理功能来管理你的联系人记录了。
学习使用公式-批量计算某一列的数值
有些时候，在excel中我们会需要对某个列进行批量的计算，如果是用手工来做的话，就会非常浪费时间和精力。如果利用公式来计算的话那就方便了很多。现在还不会用公式吗？没问题，下面给我一起做下面这个例子就可以了。
问题:在Excel中有一列是所有人的身份证号，现在需要把每个人的年龄计算出来。
当然，如果人不是太多的话完全可以手工计算，但是如果有好几百个或者好几千个人哪？也需要完全用手工来计算吗？我们可以利用身份证号里面包含的出生日期进行计算生日。
1. 首先把Word中的客户档案全部复制到Excel中生成一个数据库文件。然后在数据库文件中新建一列，并命名为“出生年月”。因为身份证号有15位和18位，为了计算方便，先对身份证号进行排序。
2. 用MID函数计算出第一个客户的出生年月。函数表达方式如下:MID（E2，7，2），表示第一个客户的身份证号在E列第二行中，要从这个位置中的第7个文本始返回2个长度的字符。
回车确认后，“J2”中的值变为“62”，表示该职工62年出生。接着下拉J2公式复制单元格，快速求出每个职工的出生年月（若身份证为18位，则公式变为MID（E2，9，2））再把J列的格式改为数值型。
3. 在D2中输入计算机公式“=108-J2”就可求出该职工的实际年龄。下拉D2中的公式再次复制，近千个职工的年龄就一键敲定。
怎么样，是不是很快就计算出了生日?
公式解释: Mid函数，用来读取某个单元格里面的数据内容，其中第一个参数的意思是要读取的单元格的位置。比如说我们想读取A列第2个单元格的内容，第一个参数就是A2；第二个参数的意思是读取的起始位置，就是从第几个字开始；第三个参数的意思是共读取几个字符。
如何保护你的Excel文件？
首先，我认为你有一个比较重要的Excel文件，所以需要保护。但是有两种保护的含义:(1) 你不希望别人能够打开你的Excel文件，不希望别人能看到你Excel文件中有什么内容。 (2) 你不希望别人都更改你Excel文件中的数据或者内容，但是还是愿意让别人看到你的Excel文件里面的数据或者内容的。
针对第一种问题，操作的步骤是:启动Excel，打开相应的工作簿文档，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框。 切换到“安全性”标签下，在“打开权限密码”右侧的方框中输入密码，按下“确定”按钮，再输入一次密码，确定返回。这样的话这个Excel文档别人不过不知道密码的话就无法打开，当然更无法更改了。
第二种问题就比较简单了，步骤是:执行“工具→保护→保护工作表”，在弹出的对话框里面选择你运行的操作，然后输入密码就可以了。在这种模式下，别人如果不知道密码的话可以打开你的文档，但是无法修改你的文档内的内容。
当然，设置密码并不是万能的，也有一些工具可以用来破解你的密码，最快的能在几秒钟之内就完全把你设置的密码给破解出来。
Excel和WPS那个功能强大？
如果从价格上来说，当然WPS Office的价格要比Excel便宜了很多，并且WPS Office的安装文件也要比Excel的安装文件笑很多，所以如果你的电脑还没有安装表格软件的话，我建议你使用WPS Office。
从功能上来说，初期的WPS Office对MS Office文档的兼容性不要，不过现在微软已经开放了office文档的结构标准，所以在文档的兼容性上面WPS Office也完全没有任何问题，并且最新的WPS Office已经能够完美的打开任何Office文档，默认的文档格式也是微软Office的文档格式。在用户体验上，WPS也继承了微软Office的使用习惯，你会发现在WPS Office中很多操作与Excel或者其他的Office软件几乎完全一样。
但是，WPS Office确实与微软Office有着一些差别，比如在高级应用上:Excel和Access的数据导入导出，Web service，SharePoint等等是用法上WPS确实无法与微软Office竞争，但是普通用户谁有用到了这些功能了哪？所以，如果作为普通用户的话，我建议你使用WPS，他的确与微软Office几乎没有什么区别；如果你是高级用户，那最好使用微软Office。
如何在批量改变一列的值
我们做好一个EXCEL表格，数据也已经填好了，现在想修改其中的一列，例如想在列A原来的数据的基础上加 2，能不能使用公式？或者手工添加每个单元格里面的数值？对于这个问题我们自然想到了利用公式，当你利用工式输入A1=A1+8时，你会得到 EXCEL的一个警告“MICROSOFT EXCEL不能计算该公式……”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法:
第一步
在想要修改的列（假设为A列）的旁边，插入一个临时的新列（为B列），并在B列的第一个单元格（B1）里输入8。
第二步
把鼠标放在B1的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时B列所有的数据都为8。
第三步
在B列上单击鼠标右键，“复制” B列。
第四步
在A列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”，这是本方法的关键所在。
第五步
将B列删除。
怎么样？A列中的每个数据是不是都加上了8呢？同样的办法可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。原表格的格式也没有改变。