Archive for May, 2008
如何在分类汇总之进行排序
在Excel中，如果对表中数据进行分类汇总之后再想把结果进行排序，你会发现排序的时候在分类汇总时隐藏的那些行都出来了，根本无法对汇总结果进行排序。即使你使用“选择性粘贴”也会被那些隐藏的行复制过来。那该怎么办？如下有五种办法：
示例数据集中的帐户号码在列 A 中，金额在列 B 中。数据区域是 A2:B100，数据目前未排序。
方法 1：使用创造性的 IF 语句和“选择性粘贴”
步骤如下：
按帐户（列 A）对数据进行排序。
在列 C 中创建一个公式，以持续对每个帐户进行动态汇总。例如，在单元格 C2 中创建公式：
=IF(A2=A1,C1+B2,B2)
在列 D 中创建一个公式，以标识特定帐户的最后一个条目，例如，在单元格 D2 中创建公式：
=IF(A2=A3,FALSE,TRUE)
将 C2:D2 中的公式向下复制到所有行中。
复制 C2:D100。在此区域仍处于选中状态时，单击“编辑”菜单上的“选择性粘贴”，单击“数值”，然后单击“确定”，将 C2:D100 中的公式改为数值。
按列 D 排序，降序排列。
对于在列 D 中值为 TRUE 的行，列 A 中是帐户号码的唯一列表，列 C 中是帐户的最终动态汇总。
优点 速度快。只需对写 IF 语句感觉敏锐。
缺点 还有更好的方法。
方法 2：使用“高级筛选”获得唯一帐户列表
这是一种获得唯一帐户号码列表的方法：
突出显示区域 A1:A100。
在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“高级筛选”。
单击“将筛选结果复制到其他位置”。
选中“选择不重复的记录”复选框。
选择要在其中显示唯一列表的工作表空白部分。将此位置键入“复制到”框中。 注释 单击“将筛选结果复制到其他位置”之前，“复制到”框显示为灰色。
单击“确定”。唯一帐户号码将显示在输入的位置。
输入获得结果所需的所有进一步操作、数组公式等。
优点 比方法 1 快。无需排序。
缺点 此后所需输入的数组公式将使您头晕。
方法 3：使用“合并计算”命令
此方法使用“合并计算”命令，这有几项要求：帐户号码必须在要汇总的数值字段的左侧。每列上方必须有标题。需要对其中包括左列中的帐户号码和顶部标题的单元格矩形块指定区域名称。在本例中，该区域为 A1:B100。
突出显示区域 A1:B100。
通过在名称框（在编辑栏左侧）中单击并键入 TotalMe 之类的名称，对此区域指定区域名称。（也可以在“插入”菜单上单击“名称”。）
将单元格指针置于工作表的空白部分。
在“数据”菜单上，单击“合并计算”。
在“引用位置”框中，键入区域名称 (TotalMe)。
在“标签位置”部分，选中“首行”和“最左列”。
单击“确定”。
优点 无需排序。可用一系列键盘快捷键将其实现：Alt+D+N（区域名称）、Alt+T、Alt+L、Enter。易于缩放。如果区域包括 12 个月份列，则结果将是每月的汇总。
缺点 […]
如何保持电子邮件地址？使用Excel！
你在使用Foxmail或者OE收发电子邮件吗？如果你有大量的联系人需要处理，但是你发现频繁的更改联系人记录绝对是一件令人痛苦的事情，那么就使用Excel来处理吧。
当你需要建立大量联系人时(比如新建一个大型的用户联系名单)，如果采用这种方法来建立地址簿将是一件非常痛苦的事情。下面就将这一操作技巧介绍给大家，希望对你有所帮助。
一、快速建立Foxmail地址簿
1、启动Foxmail程序，单击工具栏上“地址簿”按钮，打开“地址簿”窗口。
2、 选择“工具”菜单中“导出”项目下的“文本文件”命令，打开导出地址簿向导，在“导出文件保存为：”输入框中下方单击“浏览”按钮，弹出“另存为”对话 框，选择好导出地址簿文件的保存文件夹，在文件保存类型中选择“CSV File(*.CSV)”类型，然后输入文件名“Foxmail地址簿. csv”，单击“保存”按钮返回。然后单击“下一步”按钮。
3、在“请选择输出字段”列表框中，选择我们在建立用户名单时需要填写数据的字段，然后单击“确定”按钮即可将地址簿导出到“Foxmail地址簿.csv”文件中。
4、 启动Excel程序，单击“打开”按钮，从电脑中找到刚才所导出的“Foxmail地址簿.csv”文件并将其打开，此时可以看到在Foxmail中用户 以前建立的所有联系人的地址信息。我们先将除标题行之外的全部数据行删除，然后就可以在Excel中非常方便地将所有用户联系名单数据快速录入。
5、所有数据录入完成后，单击“文件”菜单下“保存”按钮，将文件进行保存，当系统弹出如图1所示消息框，单击“是”按钮即可。
6、打开Foxmail程序，在地址簿窗口中选择“工具”菜单中“导入”项目下的“CSV文件”命令，打开导入地址簿向导，单击“浏览”按钮，通过“打开”对话框将“Foxmail地址簿.csv”文件打开。单击“下一步”按钮。
7、先单击“全选”按钮，将所有字段选中，然后单击“映射”按钮，最后单击“完成”按钮，此时你在Excel中建立的大型用户联系名单就迅速导入到Foxmail中。
二、快速建立Outlook Express通讯簿
1、启动Outlook Express程序，选择“文件”菜单中“导出”项目下的“通讯簿”命令。
2、在“通讯簿导出工具”窗口中选择“文本文件类型”，然后单击“导出”按钮。
3、在“CSV导出”向导中单击“浏览”按钮，弹出“另存为”对话框，选择好导出OE地址簿文件的保存文件夹，在文件保存类型中选择“逗号分隔(*.CSV)”类型，然后输入文件名“OE地址簿.csv”，单击“保存”按钮返回。然后单击“下一步”按钮。
4、在“选择要导出的域”列表框中，选择我们在建立用户名单时所需要填写数据的字段，然后单击“确定”按钮即可将地址簿导出。
5、使用Excel处理“OE地址簿.csv”文件的操作过程与处理“Foxmail地址簿.csv”文件的操作过程一致，在此就不做详细介绍了。
6、打开Outlook Express，选择“文件”菜单中“导入”项目下“其它通讯簿”命令。
7、在“通讯簿导出工具”窗口中的导入文件列表中选择“文本文件(以逗号分隔)”文件类型，然后单击“导入”按钮。
8、在“CSV导入”向导中单击“浏览”按钮，在弹出“打开”对话框中找到“OE地址簿.csv”文件并打开。然后单击“下一步”按钮。
9、最后单击“完成”按钮即可将在Excel中建立的大型用户联系名单迅速导入到Outlook Express中。
这样，你就能够使用Excel强大的数据管理功能来管理你的联系人记录了。
