向上、下、左或右移动单元格                              箭头键
移动到当前数据区域的边缘                                 CTRL+ 箭头键
移动到行首                                                        HOME
移动到工作表的开头                                           CTRL+HOME
移动到工作表的最后一个单元格。                       CTRL+END
向下移动一屏                                                    PAGE DOWN
向上移动一屏                                                    PAGE UP
向右移动一屏                                                    ALT+PAGE DOWN
向左移动一屏                                                    ALT+PAGE UP
移动到工作簿中下一个工作表                             CTRL+PAGE DOWN
移动到工作簿中前一个工作表                             CTRL+PAGE UP
移动到下一工作簿或窗口                                   CTRL+F6 或 CTRL+TAB
移动到前一工作簿或窗口                                   CTRL+SHIFT+F6
移动到已拆分工作簿中的下一个窗格                   F6
移动到被拆分的工作簿中的上一个窗格                SHIFT+F6
滚动并显示活动单元格                                      CTRL+BACKSPACE
显示“定位”对话框                                         F5
显示“查找”对话框                                         SHIFT+F5
重复上一次“查找”操作                                  SHIFT+F4
在保护工作表中的非锁定单元格之间移动          TAB

处于END模式时在工作表中移动

打开或关闭 END 模式                                        END
在一行或列内以数据块为单位移动                       END, 箭头键
移动到工作表的最后一个单元格.                         END, HOME
在当前行中向右移动到最后一个非空白单元格。    END, ENTER

处于“滚动锁定”模式时在工作表中移动

打开或关闭滚动锁定                                         SCROLL LOCK
移动到窗口中左上角处的单元格                        HOME
移动到窗口中右下角处的单元格                        END
向上或向下滚动一行                                       上箭头键或下箭头键
向左或向右滚动一列                                       左箭头键或右箭头键

用于预览和打印文档

显示“打印”对话框                                       CTRL+P

在打印预览中时            

当放大显示时，在文档中移动                           箭头键
当缩小显示时，在文档中每次滚动一页              PAGE UP
当缩小显示时，滚动到第一页                           CTRL+上箭头键
当缩小显示时，滚动到最后一页                       CTRL+下箭头键

用于工作表、图表和宏

插入新工作表                                                 SHIFT+F11
创建使用当前区域的图表                                F11 或 ALT+F1
显示“宏”对话框                                          ALT+F8
显示“Visual Basic 编辑器”                         ALT+F11
插入 Microsoft Excel 4.0 宏工作表               CTRL+F11
移动到工作簿中的下一个工作表                     CTRL+PAGE DOWN
移动到工作簿中的上一个工作表                     CTRL+PAGE UP
选择工作簿中当前和下一个工作表                 SHIFT+CTRL+PAGE DOWN
选择当前工作簿或上一个工作簿                    SHIFT+CTRL+PAGE UP

用于在工作表中输入数据

完成单元格输入并在选定区域中下移              ENTER
在单元格中折行                                           ALT+ENTER
用当前输入项填充选定的单元格区域              CTRL+ENTER
完成单元格输入并在选定区域中上移               SHIFT+ENTER
完成单元格输入并在选定区域中右移              TAB
完成单元格输入并在选定区域中左移              SHIFT+TAB
取消单元格输入                                           ESC
删除插入点左边的字符，或删除选定区域       BACKSPACE
删除插入点右边的字符，或删除选定区域       DELETE
删除插入点到行末的文本                              CTRL+DELETE
向上下左右移动一个字符                              箭头键
移到行首                                                     HOME
重复最后一次操作                                        F4 或 CTRL+Y
编辑单元格批注                                           SHIFT+F2
由行或列标志创建名称                                 CTRL+SHIFT+F3
向下填充                                                     CTRL+D
向右填充                                                     CTRL+R
定义名称                                                     CTRL+F3

设置数据格式

显示“样式”对话框                                      ALT+’ （撇号）
显示“单元格格式”对话框                            CTRL+1
应用“常规”数字格式                                   CTRL+SHIFT+~
应用带两个小数位的“贷币”格式                  CTRL+SHIFT+$
应用不带小数位的“百分比”格式                  CTRL+SHIFT+%
应用带两个小数位的“科学记数”数字格式     CTRL+SHIFT+^
应用年月日“日期”格式                               CTRL+SHIFT+#
应用小时和分钟“时间”格式，并标明上午或下午    CTRL+SHIFT+@
应用具有千位分隔符且负数用负号 (-) 表示      CTRL+SHIFT+!
应用外边框                                                   CTRL+SHIFT+&
删除外边框                                                   CTRL+SHIFT+_
应用或取消字体加粗格式                                CTRL+B
应用或取消字体倾斜格式                                CTRL+I
应用或取消下划线格式                                   CTRL+U
应用或取消删除线格式                                   CTRL+5
隐藏行                                                          CTRL+9
取消隐藏行                                                   CTRL+SHIFT+( 左括号
隐藏列                                                         CTRL+0（零）
取消隐藏列                                                  CTRL+SHIFT+)右括号

编辑数据

编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾                       F2
取消单元格或编辑栏中的输入项                                       ESC
编辑活动单元格并清除其中原有的内容                             BACKSPACE
将定义的名称粘贴到公式中                                             F3
完成单元格输入                                                             ENTER
将公式作为数组公式输入                                                CTRL+SHIFT+ENTER
在公式中键入函数名之后，显示公式选项板                      CTRL+A
在公式中键入函数名后为该函数插入变量名和括号            CTRL+SHIFT+A
显示“拼写检查”对话框。                                             F7 键

插入、删除和复制选中区域

复制选定区域                                                                CTRL+C
剪切选定区域                                                                CTRL+X
粘贴选定区域                                                                CTRL+V
清除选定区域的内容                                                      DELETE
删除选定区域                                                                CTRL+ 连字符
撤消最后一次操作                                                          CTRL+Z
插入空白单元格                                                             CTRL+SHIFT+ 加号

在选中区域内移动        
 
在选定区域内由上往下移动。                  ENTER
在选定区域内由下往上移动。                  SHIFT+ENTER
在选定区域内由左往右移动。                  TAB
在选定区域内由右往左移动。                  SHIFT+TAB
按顺时针方向移动到选定区域的下一个角。      CTRL+PERIOD
右移到非相邻的选定区域                        CTRL+ALT+右箭头键
左移到非相邻的选定区域                       CTRL+ALT+左箭头键

处于End模式时展开选中区域

打开或关闭 END 模式                                                       END
将选定区域扩展到单元格同列同行的最后非空单元格            END, SHIFT+ 箭头键
将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格         END, SHIFT+HOME
将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格                      END, SHIFT+ENTER

选择含有特殊字符单元格

选中活动单元格周围的当前区域                                           CTRL+SHIFT+*（星号）
选中当前数组，此数组是活动单元格所属的数组                    CTRL+/
选定所有带批注的单元格                                                     CTRL+SHIFT+O (字母 O)
选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格。           CTRL+\
选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格。           CTRL+SHIFT+|
选定当前选定区域中公式的直接引用单元格                           CTRL+[ （左方括号）
选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格           CTRL+SHIFT+{ 左大括号
只选定直接引用当前单元格的公式所在的单元格                     CTRL+] （右方括号）
选定所有带有公式的单元格，这些公式直接或间接引用当前单元格            CTRL+SHIFT+}右大括号
只选定当前选定区域中的可视单元格                                     ALT+; （分号）

选择图表工作表

选择工作簿中的下一张工作表。                        CTRL+PAGE DOWN
选择工作簿中的上一个工作表。                        CTRL+PAGE UP

选择单元格、列或行

选定当前单元格周围的区域                                                   CTRL+SHIFT+*（星号）
将选定区域扩展一个单元格宽度                                            SHIFT+ 箭头键
选定区域扩展到单元格同行同列的最后非空单元格                  CTRL+SHIFT+ 箭头键
将选定区域扩展到行首                                                         SHIFT+HOME
将选定区域扩展到工作表的开始                                            CTRL+SHIFT+HOME
将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格                  CTRL+SHIFT+END
选定整列                                                                            CTRL+SPACEBAR
选定整行                                                                            SHIFT+SPACEBAR
选定整个工作表                                                                  CTRL+A
如果选定了多个单元格则只选定其中的单元格                        SHIFT+BACKSPACE
将选定区域向下扩展一屏                                                      SHIFT+PAGE DOWN
将选定区域向上扩展一屏                                                      SHIFT+PAGE UP
选定了一个对象，选定工作表上的所有对象                            CTRL+SHIFT+SPACEBAR
在隐藏对象、显示对象与对象占位符之间切换                         CTRL+6
显示或隐藏“常用”工具栏                                                   CTRL+7
使用箭头键启动扩展选中区域的功能                                      F8
将其他区域中的单元格添加到选中区域中                               SHIFT+F8
将选定区域扩展到窗口左上角的单元格                                  SCROLLLOCK, SHIFT+HOME
将选定区域扩展到窗口右下角的单元格                                  SCROLLLOCK, SHIFT+END

使用WORD时，在一行的开始位置连续键入三个以上的“－”?减号?，然后回车，会出现一行细水平分隔线。这就是WORD的自动更正功能。你可以利用这个功能创作出许多漂亮的水平分隔线。要实现上面的功能，必须做以下设置：从“工具”菜单中选择“自动更正”命令，在对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，将“键入时自动应用”下的“边框”复选框勾上。

2.提升文本为标题

首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。

3.快速取消自动编号

虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
（1）当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；
（2）选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框（如图1），最后单击“确定”按钮完成即可；

4.快速去除Word页眉下横线

去掉Word页眉下的那条横线可以用下面几种方法：
（1） 可以将横线颜色设置成“白色”；
（2） 在进行页眉和页脚设置时，设置表格和边框为“无”；
（3） 在进行页眉和页脚设置时，选中段落标记并删除它；
（4） 将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了
（5）打开设了面眉的Ｗｏｒｄ文档，点击“格式”工具栏，打开“样式和格式”项目。在弹出的“样式和格式”对话框中选择显示为“所有样式”。在“样式”项 中选定“页眉”，再点击“修改”按钮。接着点击“格式”按钮，在弹出的菜单中选“边框”命令，弹出“边框和底纹”对话框。
（6）选定“边框”选项卡，如果你要去掉其中的细横线，就在设置项中选定“无”；如果你要改变它，就可在“线型”、“颜色”、“宽度”等项中进行另外的设置。对页脚样式的设置，只要转到页脚区域设置即可.

5.删除Office中的嵌入工具栏

很多软件为了方便用户操作，提供了对Office的嵌入工具栏。但有些工具栏我们不一定需要，既浪费界面空间，又浪费系统资源。更有甚者，其工具栏很霸道，即使在视图菜单中取消，下次启动时仍然出现。如果您也有类似烦恼，不妨试试下面的方法。

打开Word或其他Office组件，单击“工具→自定义”，选择“命令”选项卡，在类别中选择“工具”，在右侧找到“COM加载项”(FrontPage中为“加载项”)，将其拖到工具栏任意位置，关闭“自定义”对话框。单击工具栏上的“COM加载项”命令，打开一个对话框——Office内嵌工具栏的秘密所在。里面列出了Office XP/2003所有的可用加载项(如图所示)，凡是Office的嵌入工具栏都会显示在这里。知道了这一秘密，对于再“霸道”的工具栏我们也能对付了——将不需要的工具栏前面的对勾去掉，下次启动Word时该工具栏就不会出现了，如不选中“FastAIT 2002 Word Addin”，即可去掉金山快译的工具栏；不选中“SnagIt Add-in”，可去掉如SnagIt 7.0的工具栏。

6.修改默认的图片环绕方式

在Word中 插入或粘贴的图片环绕方式默认为“嵌入型”，在这种环绕方式下图片既不 能旋转也不能拖动移位，插入图片经常还需要将版式调整为“四周型”再进行处理。其实我们可以把默认设置改成“四周型”，具体的操作方法：依次选择“工具→ 选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，单击“图片插入/粘贴方式”下拉列表，从中选择“四周型”项，最后单击“确定”按钮

7.修改自选图形的默认格式

默认插入的自选图形格式为0.75磅 黑色连线、白色填充，如需更改默认格式，可通过以下方法设置：首先画一个自选图形，然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令，在出 现的对话框中选择“颜色与线条”选项卡，在其中自定义设置“线条”和“填充色”，设置完毕后单击“确定”按钮。最后，再次右击自选图形，选择“设置自选图 形的默认效果”命令即可。

8.启动时打开常用输入法

通常只要一打开Word 2003就会自动切换到“微软拼音输入法”，如果你惯用的不是这种输入法恐怕就会觉得很困扰了。能不能让Word启动时自动打开我们惯用的输入法呢？这其实并不难做到。

依次打开“控制面板→添加或删除程序”，从列表中找到“Microsoft Office Professional Edition 2003”项并单击“更改”按钮。在Office 2003安装窗口中点选“添加或删除功能”单选项并单击下一步，接着勾选“选择应用程序的高级自定义”复选框再单击下一步，从中间的列表中依次展开“Microsoft Office→Office共享功能→中文可选用户输入法→微软拼音输入法 2003”，单击“微软拼音输入法 2003”前的按钮选择“不安装”(如图2)，单击“更新”按钮。等安装完成以后再进入Word时出现的就不是微软拼音输入法了，而是输入法列表中排在首位的中文输入法。最后只要让常用的输入法排在首位即可。

如果你不希望Word在启动时自动打开中文输入法，那么还有另一个更简单的办法可以使用。依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，取消勾选其中的“输入法控制处于活动状态”复选框即可。

10.快速插入当前日期或时间

有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！

首先选择需要合并的单元格，然后单击工具栏上面的“合并及居中”按钮，这样单元格就合并在一起了。

如果需要取消已经合并的单元格，只需选择已经合并的单元格，然后重新点击“合并及居中”按钮，这样原来已经合并的单元格就取消合并了。

在表内求和

1. 同列求和
2. 同行求和
3. 不同列求和

（1）如何求同列数据的和。假设要将单元格A2至A6的数据之和填入单元格A7中，操作如下：

先选定单元格A7，双击编辑栏中的“=”，再双击【常用】工具栏中的求和符号“∑” ；接着用鼠标单击单元格B2并一直拖拽至B5，选中整个B2_B5区域，这时在编辑栏和B6中可以看到公式“=sum(B2：B5)”　，单击编辑栏中的“√”　(或按Enter键)确认，公式即建立完毕 。此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据，它们的和立刻就会显示在单元格B6中。

（2）如何求同行数据的和。如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中，也是采用类似的操作，但横向操作时要注意：对建立公式的单元格(该例中的E2)一定要在【单元格格式】对话框中的【水平对齐】中选择“常规”方式 , 这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。

（3）如何求不同行（或者列）数据的和。假如要将单元格B2，C5和D4中的数据之和填入E6中，操作如下：

先选定单元格E6，双击编辑栏中的“=”， 再双击【常用】工具栏中 的求和符号“∑” ; 接着单击单元格B2，键入逗号“，”　，又单击C5，键入“，”　，再单击D4，这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum(B2，C5，D4)”　确认后公式即建立完毕。

在两个表间求和

假设有n张与附表格式相同的表，如果要把这些表相同位置单元格(例如B2)的数据全部汇总，将其结果填入另一同样格式表的B2中，操作如下：
先选定汇总表的单元格B2，双击编辑栏中的“=”， 再双击【常用】工具栏中的求和符号“∑”　；接着单击表1的标签，按住Shift健不放，再单击表n的标签(注意：被汇总的各表应包括在表1和表n的位置之间)，松开Shift健后单击单元格B2，这时在编辑栏中可以看到公式“=sum(’表1：表n ’！B2)”　，确认后公式即建立完毕。

如果要将表1到表n各对应单元格的数据全部汇总到汇总表的对应单元格中去，则可以用类似于例1的方法，一次性选定汇总表的B2到E6的整个矩形区域，将原已在单元格B2中建立的公式复制过来。

例4　假如要将几个格式不尽相同的表中数据(例如表1的B3，表2的C5，表3的D3，表4的E4……)汇总到另一个表的单元格B2中，操作如下：

先选定汇总表的单元格B2，双击编辑栏中的“=”， 再双击【常用】工具栏中的求和符号“∑”　；接着单击表1的标签，再单击它的单元格B3，键入“，” ，然后单击表2的标签和它的单元格C5, 键入“，”……依此类推，将各表的标签和单元格一一选定，最后一表的单元格后不键入“，”　,　这时出现在编辑栏中的公式是：“=sum(表1！B3，表2！C5，表3！D3，表4！E4……)”　，确认后公式即建立完毕。

不能求和错误

由于在操作中更改了字段的数值后，求和字段的所有单元格中的数值没有随之变化，造成不能正常运算。可以单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“重新计算”选项卡。在“计算”选项区中选中“自动重算”单选按钮，单击“确定”按钮，就可以进行自动计算并更新单元格的值.

选中该单元格。从“表格”菜单中选择“表格属性”命令，随后出现“表格属性”对话框。在“表格”选项卡中，单击“选项”按钮，随后弹出“表格选项”对话 框，清除“自动重调尺寸以适应内容”复选框以固定表格尺寸。在“单元格”选项卡中，单击“选项”按钮，弹出“单元格选项”对话框，单击选中“适应文字”复 选框。为了让单元格容下尽量多的文字你还可以把单元格边距全都设为0。设置完成后，单击“确定”按钮退出“表格属性”对话框。

这样调整以后，Word表格会自动调整字符间距以适应单元格大小，但字符字号不变。在Excel中也可以进行类似的设置让文字适应表格的大小，方法是执行“格式→单元格→对齐→缩小字体填充”命令。

         (2) 在B2单元格写入： =”13″ & A2 后回车； 　　

         (3)看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。 

2、在EXCEL中输入如“１-１”、“１-２”之类的格式后它即变成１月１日，１月２日等日期形式，怎么办？

这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。

3、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？

点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏…”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。

4、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。

在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即　可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

5、在Excel中如何设置加权平均？

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

 6、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？

把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3…….”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。

示例数据集中的帐户号码在列 A 中，金额在列 B 中。数据区域是 A2:B100，数据目前未排序。

方法 1：使用创造性的 IF 语句和“选择性粘贴”

步骤如下：

1. 按帐户（列 A）对数据进行排序。
2. 在列 C 中创建一个公式，以持续对每个帐户进行动态汇总。例如，在单元格 C2 中创建公式：

   =IF(A2=A1,C1+B2,B2)

3. 在列 D 中创建一个公式，以标识特定帐户的最后一个条目，例如，在单元格 D2 中创建公式：

   =IF(A2=A3,FALSE,TRUE)

4. 将 C2:D2 中的公式向下复制到所有行中。
5. 复制 C2:D100。在此区域仍处于选中状态时，单击“编辑”菜单上的“选择性粘贴”，单击“数值”，然后单击“确定”，将 C2:D100 中的公式改为数值。
6. 按列 D 排序，降序排列。
7. 对于在列 D 中值为 TRUE 的行，列 A 中是帐户号码的唯一列表，列 C 中是帐户的最终动态汇总。

优点 速度快。只需对写 IF 语句感觉敏锐。

缺点 还有更好的方法。

方法 2：使用“高级筛选”获得唯一帐户列表

这是一种获得唯一帐户号码列表的方法：

1. 突出显示区域 A1:A100。
2. 在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“高级筛选”。
3. 单击“将筛选结果复制到其他位置”。
4. 选中“选择不重复的记录”复选框。
5. 选择要在其中显示唯一列表的工作表空白部分。将此位置键入“复制到”框中。 注释 单击“将筛选结果复制到其他位置”之前，“复制到”框显示为灰色。
6. 单击“确定”。唯一帐户号码将显示在输入的位置。
7. 输入获得结果所需的所有进一步操作、数组公式等。

优点 比方法 1 快。无需排序。

缺点 此后所需输入的数组公式将使您头晕。

方法 3：使用“合并计算”命令

此方法使用“合并计算”命令，这有几项要求：帐户号码必须在要汇总的数值字段的左侧。每列上方必须有标题。需要对其中包括左列中的帐户号码和顶部标题的单元格矩形块指定区域名称。在本例中，该区域为 A1:B100。

1. 突出显示区域 A1:B100。
2. 通过在名称框（在编辑栏左侧）中单击并键入 TotalMe 之类的名称，对此区域指定区域名称。（也可以在“插入”菜单上单击“名称”。）
3. 将单元格指针置于工作表的空白部分。
4. 在“数据”菜单上，单击“合并计算”。
5. 在“引用位置”框中，键入区域名称 (TotalMe)。
6. 在“标签位置”部分，选中“首行”和“最左列”。
7. 单击“确定”。

优点 无需排序。可用一系列键盘快捷键将其实现：Alt+D+N（区域名称）、Alt+T、Alt+L、Enter。易于缩放。如果区域包括 12 个月份列，则结果将是每月的汇总。

缺点 如果在同一工作表上再次使用“合并计算”功能，则需要通过使用 Delete 键从“所有引用位置”框中清除旧区域名称。帐户号码必须位于数值数据的左侧。这要比数据透视表稍慢，对于具有超过 10,000 个记录的数据集，这会变得很明显。

方法 4：使用“分类汇总”命令

这是一种很棒的功能。但因为得出的数据处理起来很陌生，所以与“合并计算”相比，您可能不常使用此功能。

1. 按列 A 排序，升序排列。
2. 选择数据区域内的任一单元格。
3. 在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。
4. 默认情况下，Excel 支持对最后一列数据的分类汇总。这在此例中有效，但您往往必须在“选定汇总项”列表中滚动才能选择正确的字段。
5. 单击“确定”。Excel 将在每次更改帐户号码时插入一个新行，并进行分类汇总。

添加汇总后，您将看到小按钮“1”、“2”和“3”显示在名称框下，单击“2”只查看每个帐户其中有汇总的一行。单击“3”查看所有行。

优点 很棒的功能。极适于打印有汇总和每节后都有分页符的报告。

缺点 必须先对数据进行排序。对于大量数据，这可能会很慢。必须使用“定位”命令（“编辑”菜单），然后单击“定位条件”才能只选择可见的单元格，将汇总移动到其他位置。必须使用“分类汇总”命令（“数据”菜单），然后单击“全部删除”才能恢复原始数据。

方法 5：使用“数据透视表”

“数据透视表”是所有解决方案中最全面的。不必对数据进行排序。数值列可位于帐户号码的左侧或右侧。可轻易使帐户号码向下或跨页排列。

1. 选择数据区域内的任一单元格。
2. 在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”。
3. 单击“下一步”接受步骤 1 中的默认设置。
4. 确保步骤 2 中的数据区域是正确的（通常是正确的），然后单击“下一步”。
5. 单击步骤 3 中的“布局”按钮。（Excel 97 用户会自动转到“布局”作为步骤 3。）
6. 在“布局”对话框中，将“帐户”按钮从右侧拖放到“行”区域。
7. 将“金额”按钮从右侧拖放到“数据”区域。
8. 单击“确定”。（Excel 97 用户单击“下一步”。）
9. 指定是要将结果放在新工作表中还是放在现有工作表的特定部分内，然后单击“完成”。

优点 快速、灵活、强大。即使对于大量数据也很快。

缺点 有些令人望而却步。

以上几种办法都能解决分类汇总无法排序的问题，不过有些方法简单一些，有些复杂一些。

当你需要建立大量联系人时(比如新建一个大型的用户联系名单)，如果采用这种方法来建立地址簿将是一件非常痛苦的事情。下面就将这一操作技巧介绍给大家，希望对你有所帮助。

一、快速建立Foxmail地址簿

1、启动Foxmail程序，单击工具栏上“地址簿”按钮，打开“地址簿”窗口。

2、 选择“工具”菜单中“导出”项目下的“文本文件”命令，打开导出地址簿向导，在“导出文件保存为：”输入框中下方单击“浏览”按钮，弹出“另存为”对话 框，选择好导出地址簿文件的保存文件夹，在文件保存类型中选择“CSV File(*.CSV)”类型，然后输入文件名“Foxmail地址簿. csv”，单击“保存”按钮返回。然后单击“下一步”按钮。

3、在“请选择输出字段”列表框中，选择我们在建立用户名单时需要填写数据的字段，然后单击“确定”按钮即可将地址簿导出到“Foxmail地址簿.csv”文件中。

4、 启动Excel程序，单击“打开”按钮，从电脑中找到刚才所导出的“Foxmail地址簿.csv”文件并将其打开，此时可以看到在Foxmail中用户 以前建立的所有联系人的地址信息。我们先将除标题行之外的全部数据行删除，然后就可以在Excel中非常方便地将所有用户联系名单数据快速录入。

5、所有数据录入完成后，单击“文件”菜单下“保存”按钮，将文件进行保存，当系统弹出如图1所示消息框，单击“是”按钮即可。

6、打开Foxmail程序，在地址簿窗口中选择“工具”菜单中“导入”项目下的“CSV文件”命令，打开导入地址簿向导，单击“浏览”按钮，通过“打开”对话框将“Foxmail地址簿.csv”文件打开。单击“下一步”按钮。

7、先单击“全选”按钮，将所有字段选中，然后单击“映射”按钮，最后单击“完成”按钮，此时你在Excel中建立的大型用户联系名单就迅速导入到Foxmail中。

二、快速建立Outlook Express通讯簿

1、启动Outlook Express程序，选择“文件”菜单中“导出”项目下的“通讯簿”命令。

2、在“通讯簿导出工具”窗口中选择“文本文件类型”，然后单击“导出”按钮。

3、在“CSV导出”向导中单击“浏览”按钮，弹出“另存为”对话框，选择好导出OE地址簿文件的保存文件夹，在文件保存类型中选择“逗号分隔(*.CSV)”类型，然后输入文件名“OE地址簿.csv”，单击“保存”按钮返回。然后单击“下一步”按钮。

4、在“选择要导出的域”列表框中，选择我们在建立用户名单时所需要填写数据的字段，然后单击“确定”按钮即可将地址簿导出。

5、使用Excel处理“OE地址簿.csv”文件的操作过程与处理“Foxmail地址簿.csv”文件的操作过程一致，在此就不做详细介绍了。

6、打开Outlook Express，选择“文件”菜单中“导入”项目下“其它通讯簿”命令。

7、在“通讯簿导出工具”窗口中的导入文件列表中选择“文本文件(以逗号分隔)”文件类型，然后单击“导入”按钮。

8、在“CSV导入”向导中单击“浏览”按钮，在弹出“打开”对话框中找到“OE地址簿.csv”文件并打开。然后单击“下一步”按钮。

9、最后单击“完成”按钮即可将在Excel中建立的大型用户联系名单迅速导入到Outlook Express中。

这样，你就能够使用Excel强大的数据管理功能来管理你的联系人记录了。

问题:在Excel中有一列是所有人的身份证号，现在需要把每个人的年龄计算出来。

当然，如果人不是太多的话完全可以手工计算，但是如果有好几百个或者好几千个人哪？也需要完全用手工来计算吗？我们可以利用身份证号里面包含的出生日期进行计算生日。

1. 首先把Word中的客户档案全部复制到Excel中生成一个数据库文件。然后在数据库文件中新建一列，并命名为“出生年月”。因为身份证号有15位和18位，为了计算方便，先对身份证号进行排序。

2. 用MID函数计算出第一个客户的出生年月。函数表达方式如下:MID（E2，7，2），表示第一个客户的身份证号在E列第二行中，要从这个位置中的第7个文本始返回2个长度的字符。

回车确认后，“J2”中的值变为“62”，表示该职工62年出生。接着下拉J2公式复制单元格，快速求出每个职工的出生年月（若身份证为18位，则公式变为MID（E2，9，2））再把J列的格式改为数值型。

3. 在D2中输入计算机公式“=108-J2”就可求出该职工的实际年龄。下拉D2中的公式再次复制，近千个职工的年龄就一键敲定。

怎么样，是不是很快就计算出了生日?

公式解释: Mid函数，用来读取某个单元格里面的数据内容，其中第一个参数的意思是要读取的单元格的位置。比如说我们想读取A列第2个单元格的内容，第一个参数就是A2；第二个参数的意思是读取的起始位置，就是从第几个字开始；第三个参数的意思是共读取几个字符。

针对第一种问题，操作的步骤是:启动Excel，打开相应的工作簿文档，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框。 切换到“安全性”标签下，在“打开权限密码”右侧的方框中输入密码，按下“确定”按钮，再输入一次密码，确定返回。这样的话这个Excel文档别人不过不知道密码的话就无法打开，当然更无法更改了。

第二种问题就比较简单了，步骤是:执行“工具→保护→保护工作表”，在弹出的对话框里面选择你运行的操作，然后输入密码就可以了。在这种模式下，别人如果不知道密码的话可以打开你的文档，但是无法修改你的文档内的内容。

当然，设置密码并不是万能的，也有一些工具可以用来破解你的密码，最快的能在几秒钟之内就完全把你设置的密码给破解出来。